تحتاج كافة الأنشطة التجارية إلى المتابعة والاهتمام من قبل المديرين، وبالتأكيد فإن المتابعة والاهتمام تشمل كذلك الموظفين، وذلك من حيث مواعيد الحضور ومواعيد الانصراف الخاصة بهم، والتي من خلالها تحديد عدد ساعات العمل التي تم أداؤها، وكذلك يتم من خلالها حساب الرواتب الخاصة بالموظفين، ومراقبة الاقتطاعات التي تتم للموظفين بسبب التأخير أو الغياب، وكذلك المكافآت التي يتم صرفها مقابل ساعات العمل الإضافية التي يقوم الموظفون بها، ولكن كيف يتم تحديد هذا الأمر بدقة؟ بالتأكيد إنها برامج حضور وانصراف، والتي نمنحكم نبذة عنها في هذا المقال.
أفضل برامج حضور وانصراف الأنسب لشركتك
بالتأكيد فإن رحلة البحث عن برامج حضور وانصراف الأنسب لشركتك تحتاج إلى مراعاة العديد من النقاط، حيث ينبغي عليك معرفة العوامل التي يمكنها أن تؤثر على اختيارك للبرنامج الأنسب، حيث تتلخص هذه العوامل في النقاط التالية:
- المميزات المتوفرة في البرنامج، حيث تتوافر بعض البرامج بمميزات إضافية، مثل إمكانية تتبع الموظفين عبر نظام الجي بي أس، وذلك بالإضافة إلى المميزات الأساسية وهي تسجيل الموظفين عبر البصمة أو البطاقة الإلكترونية.
- سهولة الاستخدام، حيث تحتاج بعض الشركات إلى الحصول على برامج الانصراف والحضور سهلة الاستخدام، ولا تحتاج إلى برمجيات معقدة للعمل من خلالها.
- السعر، حيث تحتاج العديد من الشركات إلى الحصول على برامج الانصراف والحضور في الفئة السعرية المناسبة، حيث يعد اختيار السعر المناسب أهم النقاط الواجب مراعاتها في الاختيار.
- سهولة التوافق مع الأنظمة الأخرى، حيث تحتاج بعض الشركات إلى الحصول على برامج الانصراف والحضور يمكنها التكامل مع بعض الأنظمة الخاصة بالمحاسبة، والتي يمكن من خلالها حساب رواتب الموظفين بسهولة ويسر.
- إمكانية الوصول عن بعد، حيث يحتاج العديد من مديرين الشركات إلى إمكانية الوصول عن بعد إلى البرنامج الخاص بالحضور والانصراف، وذلك لمتابعة سير العمل، وحضور وغياب الموظفين، وكذلك الرواتب عن بعد.
- ملائمة البرنامج للعمل مع مختلف أحجام الشركات: حيث تمتلك بعض البرامج إمكانية ضبط البرنامج للعمل مع الشركات الكبيرة والصغيرة، مما يتيح إمكانية توسعة الشركات حسب حجم الموظفين.
يأتي في الخطوة التالية معرفة بعض البرامج المختلفة التي يمكن أن تقوم بأداء هذه المهام المختلفة، والتي نمنحكم بعض الأمثلة عليها كالتالي:
- برنامج Hours: يعد هذا البرنامج مميزاً، حيث يتميز بسهولة الاستخدام، وملائمتة للشركات التي لا تحتاج إلى مميزات متقدمة، حيث يمتلك البرنامج مميزات متابعة الحضور والانصراف ومتابعة المشاريع الهامة كذلك.
- برنامج Time Doctor: يتميز هذا البرنامج بالعديد من المميزات، حيث يتميز هذا البرنامج بوجود إمكانية للتوسعة، حيث يتراوح عدد الموظفين فيه بين 20 إلى 500 موظف، كذلك يمكنه العمل على العديد من المنصات، كما يمتلك مميزات إضافية مثل متابعة ودفع رواتب الموظفين من خلال البرنامج.
- برنامج Clockify: وهو برنامج يستخدم لمتابعة الحضور والانصراف من قبل الشركات الصغيرة، حيث يسمح هذا البرنامج بتتبع وقت الحضور والانصراف بسهولة، وكذلك يتميز بوجود نسخ مجانية ونسخ مدفوعة من البرنامج.
- برنامج Timely: و الذي يعد أحد البرامج المميزة والتي تمتلك العديد من المميزات الإضافية، حيث يمكنه تتبع الموظفين عبر ال GPS، وكذلك يمكنه إرسال رسائل البريد الإلكتروني بالمواعيد الهامة والتقارير وغيرها من النقاط الهامة التي يود المدير تعريف الموظفين بها.
- برنامج Zoho People: يقدم هذا البرنامج العديد من المميزات بالإضافة إلى متابعة الحضور والانصراف، حيث يمكنه أن يقدم مميزات إدارة الإجازات، وكذلك مختلف مميزات الموارد البشرية.
- برنامج Workplus: والذي يمتلك خصائص إدارة الحضور والانصراف، بالإضافة إلى خصائص تتبع الميزانية، وتحليل إنتاجية العمل، وغيرها من الخصائص المميزة المختلفة.
- برنامج Kronos: والذي يتيح إدارة الحضور والانصراف بالإضافة إلى أنظمة الموارد البشرية، وتتبع الورديات وإدارة الرواتب.
ينبغي عليك مراجعة الميزانية الخاصة بالشراء لدى الشركة، بالإضافة إلى مراجعة المهام المطلوب من برامج الحضور والانصراف القيام بها لديك بالإضافة إلى القدرات التكاملية التي ترغب في توافرها في برنامج الحضور والانصراف من حيث تكاملها مع الأنظمة الأخرى.
ما الوظائف الأساسية التي تقوم بها برامج الحضور والانصراف؟
يمكن لبرامج الحضور والانصراف القيام بالعديد من الوظائف للشركة، والتي تجعلها مميزة للغاية، وكذلك تجعل من اقتنائها أمراً هاماً لكل شركة، ومن وظائف برامج حضور وانصراف ما يلي:
- تسجيل الحضور والانصراف، حيث تعد الوظيفة الأساسية التي تقوم بها برامج الانصراف والحضور هي تسجيل مواعيد حضور الموظفين للعمل، بمواعيد الانصراف الخاصة بهم، وذلك عبر تطبيق البصمة أو البطاقة الإلكترونية، والتي تضمن عدم وجود غش أو تلاعب من قبل الموظفين.
- إدارة الإجازات الخاصة بالموظفين، حيث تقوم برامج الحضور والانصراف بتسجيل الإجازات الخاصة بالموظفين، وربطها بالنظام الخاص بالشركة، وكذلك ربطها بأنظمة الرواتب كذلك لتطبيق الخصم في بعض الحالات.
- إدارة الرواتب، حيث تمتلك بعض أنظمة برامج الانصراف والحضور إمكانية التكامل مع أنظمة الرواتب والحسابات، وذلك لتطبيق الخصومات في حالة الغياب أو التأخير، وكذلك لتطبيق الزيادات في حالات ساعات العمل الإضافية.
- عمل تقارير حول مؤشرات العمل، حيث تمنح بعض البرامج إمكانية القيام بعمل تقارير حول أداء الموظفين، وكذلك حول ساعات العمل الإضافية وتحسين إدارة الموارد البشرية وغيرها.
- متابعة الورديات، حيث تمنحك بعض أجهزة الحضور والانصراف إمكانية متابعة الورديات المختلفة من حيث مواعيد بدء الوردية والانتهاء منها، والموظفين الذين يقومون بالعمل في هذه الوردية.
تمنحك برامج حضور وانصراف العديد من المميزات التي يمكنها تحسين أداء الشركة الخاصة بك، ومتابعة الأداء الخاص بالموظفين، والذي بدوره يمنحك أداء أفضل للشركة لديك ومتابعة جيدة لمختلف نقاط العمل لديك، كل ما ينبغي عليك فعله هو اختيار البرنامج المناسب للشركة لديك للقيام بالمهام التي تحتاج إليها بسهولة ويسر.
اقرأ أيضًا:
- أفضل انظمة تشغيل الحاسب والاجهزة الذكية واخر التطورات
- افضل مقوي شبكة للمنزل لتحسين تغطية الواي فاي وزيادة سرعة الاتصال